ما هو ERP؟ وماهي مميزات Matix ERP System

ما هو ERP؟ وماهي مميزات Matix ERP System

ما هو ERP؟

يشير مصطلح ERP إلى نوع من البرامج التي تستخدمها المؤسسات لإدارة أنشطة الأعمال اليومية بها مثل المحاسبة والمشتريات وإدارة المشاريع وإدارة المخاطر والائتمان وعمليات التوريد فيما يطلق عليه اسم نظام تخطيط موارد المؤسسات, وتتضمن مجموعة ERP الكاملة أيضًا إدارة أداء المؤسسات ، وبرامج تساعد في تخطيط النتائج المالية للمؤسسة وميزانيتها والتنبؤ بالمخاطر المالية والاقتصادية والإبلاغ عنها.

تربط أنظمة ERP بين العديد من العمليات التجارية وتمكن من تسهيل تدفق البيانات بينها. من خلال جمع بيانات المعاملات المشتركة للمؤسسة من مصادر متعددة في مكان واحد وتسهيل الوصول اليها للعديد من اقسام ادارة المؤسسة، تعمل أنظمة ERP على التخلص من ازدواجية البيانات وتوفير تكامل بيانات صحيحة ومؤكدة من مصدر واحد وهو ERP Softawre.

اليوم ، تعد ERP System ضرورية  جدا لإدارة الآلاف من الشركات من جميع الأحجام وفي جميع الصناعات. بالنسبة إلى هذه الشركات ، لا غنى عن ERP System مثل عدم قدرتها عن الاستغناء عن الكهرباء التي تحافظ على الإضاءة.

أساسيات ERP System

تم تصميم أنظمة ERP اعتمادا علي بنية بيانات واحدة محددة تحتوي على قاعدة بيانات مشتركة مما يساعد علي ضمان صحة المعلومات المستخدمة عبر المؤسسة واستنادا إلى تعريفات مشتركة وخبرات المستخدم, ثم يتم ربط قاعدة البيانات الأساسية بعمليات الأعمال  عبر أقسام العمل المختلفة مثل المالية والموارد البشرية والتسويق وأنظمة الاتصال وخدمة العملاء والأشخاص الذين يستخدمونها. بمعني اخر ERP هي أداة لدمج الأشخاص والعمليات والتقنيات في نظام واحد لضمان افضل اداء ممكن للمؤسسات الحديثة.

على سبيل المثال شركة تقوم بتجميع السيارات تبدء عملية التصنيع بها عن طريق شراء قطع الغيار والمكونات من موردين متعددين, يمكن أن يستخدم ERP System لتتبع طلب شراء هذه السلع والتأكد من أن كل مكون عبر عملية الشراء إلى الدفع بأكملها يستخدم بيانات موحدة وواضحة وسليمة ومتصلة بسير عمل المؤسسة ، وعمليات ادارة خط التجميع ، وإعداد التقارير ، والتحليلات. عند استخدام نظام ERP بشكل صحيح في شركة تصنيع السيارات هذه ، يتم تحديد أحد المكونات على سبيل المثال “وسادات الفرامل الأمامية”  بشكل موحد من خلال اسم القطعة وواسم المورد وتاريخ الشراء  والرقم التسلسلي والتكلفة والمواصفات، جنبًا إلى جنب مع عدد كبير من العناصر الوصفية الأخرى داخل قاعدة البيانات, ونظرًا لأن البيانات هي شريان الحياة لكل شركة حديثة ، فإن تخطيط موارد المؤسسات يجعل من السهل جمع هذه المعلومات وتنظيمها وتحليلها وتوزيعها على كل فرد وكل قسم يحتاج إليها حتى يتمكن من أداء دوره ومسؤوليته على أفضل وجه.

يضمن ERP  أيضًا أن تتحول حقول البيانات والسمات هذه إلى الحساب الصحيح في دفتر الأستاذ العام للشركة بحيث يتم تتبع جميع التكاليف وتمثيلها بشكل صحيح. إذا تم تسمية وسادات الفرامل الأمامية بـ “الفرامل الأمامية” في أحد أنظمة البرامج (أو ربما مجموعة من جداول البيانات) ، و “منصات الفرامل” في نظام آخر ، و “الوسادات الأمامية” في نظام ثالث ، فسيكون من الصعب على شركة تصنيع السيارات تعرف على المبلغ الذي يتم إنفاقه سنويًا على وسادات الفرامل الأمامية ، وما إذا كان ينبغي تبديل الموردين أو التفاوض للحصول على أسعار أفضل.

مبدأ ERP الرئيسي هو جمع البيانات بصورة مركزية للتوزيع على نطاق واسع. بدلاً من العديد من قواعد البيانات المستقلة التي تحتوي على قائمة لا حصر لها من جداول البيانات المنفصلة ، فإن أنظمة ERP (مثل MATIX ERP) تمنع حدوث تلك الفوضى بحيث يمكن لجميع المستخدمين – من الرئيس التنفيذي إلى المحاسبين – إنشاء نفس البيانات المستمدة من العمليات المشتركة وتخزينها واستخدامها من خلال مستودع بيانات آمن ومركزي ، يمكن لكل شخص في المؤسسة أن يكون واثقًا من أن البيانات صحيحة ومحدثة وكاملة.

MATIX ERP يمكنك من ضمان تكامل البيانات لكل مهمة يتم تنفيذها في جميع أنحاء المؤسسة  من بيان مالي ربع سنوي إلى تقرير دائن ومدين دون الاعتماد على جداول البيانات المعرضة للخطأ.

ميزات ERP System

من المستحيل تجاهل تأثير ERP في عالم الأعمال اليوم نظرًا لأن بيانات المؤسسة وعملياتها يتم تحويلها إلى أنظمة لتخطيط موارد المؤسسات ، فيمكن للشركات أن تقوم بزيادة التنسيق بين الإدارات المنفصلة وتحسين سير العمل ، مما يؤدي إلى توفير كبير في الموارد البشرية والمالية.

تشمل أمثلة ميزات MATIX ERP System ما يلي:

·  تحسين الرؤية التجارية عن طريق تسهيل الوصول الي المعلومات في الوقت الحقيقي.

·  انخفاض تكاليف التشغيل من خلال تبسيط العمليات التجارية واستخدام أفضل الممارسات.

·  تعاون معزز بين المستخدمين الذين يشاركون البيانات في العقود وطلبات الشراء وأوامر البيع.

·  تحسين الكفاءة من خلال تجربة مستخدم مشتركة عبر العديد من وظائف الأعمال.

·  بنية تحتية متسقة مع وجود جميع أنشطة الأعمال بنفس الشكل والمظهر.

·  ارتفاع معدلات رضاء المستخدم اعتمادا علي جمع بيانات تجربة المستخدم السابقة وتحسينها.

·  تقليل المخاطر من خلال تحسين سلامة البيانات والضوابط المالية.

·  انخفاض تكاليف الإدارة والتشغيل من خلال أنظمة موحدة ومتكاملة.