نظام ERP والسبب الحقيقى وراء استخدامها

اهمية استخدام نظام ERP والسبب الحقيقى وراء استخدامها

عزيزي القارئ نظام ERP من الأنظمة الممتازة التي استطاعت مساعدة المؤسسات والشركات بالازدهار والنمو بعد اتباعهم لها، اليوم سنتعرف على قدر كبير من المعلومات حول هذا النظام المميز والسبب الحقيقة وراء استخدامه، إذا كنت تريد معرفة فوائد ERP فقط تابع معي الحديث لنهايته.

اهمية استخدام  نظام ERP والسبب الحقيقى وراء استخدامها

اعلم عزيزي القارئ انه تم استخدم نظام ERP لأول مرة  في التسعينيات لتشمل قدرات تخطيط متطلبات المواد (MRP) ، وأيضا لتخطيط موارد التصنيع بالإضافة إلى استخدام الكمبيوتر متكامل التصنيع.

وبحلول منتصف التسعينيات تناولت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات جميع وظائف المؤسسة الأساسية, كما بدأ بائعو ERP بتجميع حزمهم مع مكونات التمويل بشكل والمحاسبة والصيانة والموارد البشرية, ايضا بدأت الحكومات والمنظمات غير الهادفة للربح في استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات.

التوسع باستخدام ERP

 هناك العديد من الشركات التي انتهزت الفرصة لاستبدال أنظمتها القديمة بنظام ERP فقد شهدت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات نمواً سريعاً في التسعينيات.

يعود ذلك بسبب مشكلة عام 2000 وإدخال اليورو الذي عطل الأنظمة القديمة، ركزت أنظمة ERP في البداية على وظائف المكتب الخلفي التي لم تؤثر بشكل مباشر على العملاء والجمهور.

كان التعامل مباشرة مع العملاء كان هناك الكثير من الأنظمة الاكترونية مثل التجارة الإلكترونية، الحكومة الإلكترونية ، والاتصالات الإلكترونية، و التمويل الإلكتروني -أو إدارة علاقات الموردين.

أصبح انظمة SRM متكاملة في وقت لاحق ، عندما بسطت شبكة الإنترنت التواصل مع الأطراف الخارجية, بعد ذلك تمت صياغة “ERP II” في عام 2000.

عزيزي القارئ دور ERP II هو توسع وتحسين موارد ERP التقليدية ومعالجة المعاملات بدلاً من مجرد إدارة عمليات الشراء أو البيع أو ما إلى ذلك.

كما يقوم ERP II برفع المعلومات الموجودة في الموارد الخاضعة لإدارته لمساعدة المؤسسة على التعاون مع المؤسسات الأخرى.

يعد نظام ERP II أكثر مرونة من الجيل الأول ERP بدلاً من حصر إمكانيات نظام تخطيط موارد المؤسسات داخل المؤسسة فإنه يتجاوز جدران الشركات للتفاعل مع الأنظمة الأخري.

المقصود بمجموعة تطبيقات Enterprise هي اسم بديل لمثل هذه الأنظمة، يتم استخدام أنظمة ERP II عادة لتمكين المبادرات التعاونية مثل إدارة سلسلة التوريد SCM.

ايضا إدارة علاقات العملاء CRM ، و ذكاء الأعمال (BI) بين المنظمات الشريكة في العمل من خلال استخدام مختلف التقنيات الأعمال الإلكترونية.

عزيزي القارئ اعلم ان المطورون الآن يبذلون مزيدًا من الجهد لدمج الأجهزة المحمولة مع نظام ERP يقوم موردو ERP بتوسيع ERP ليشمل هذه الأجهزة.

ذلك إلى جانب تطبيقات الأعمال الأخرى، تتعلق المخاطر التقنية لتخطيط موارد المؤسسات الحديثة بالتكامل، الأجهزة والتطبيقات والشبكات وسلاسل التوريد.

اعلم أيضا يغطي ERP الآن المزيد من الوظائف والأدوار، بما في ذلك اتخاذ القرارات ، والعلاقات العامة، ادارة الموارد البشرية ، الشفافية ، العولمة ، الخ.

أهم خصائص نظام ERP

تتضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات عادة الخصائص التالية:

1.نظام متكامل، كما تعمل في (أو بالقرب من) الوقت الحقيقي

2.به قاعدة بيانات مشتركة تدعم جميع التطبيقات

3.له شكل ثابت ويتشعب عبر وحدات ادارية مختلفة

4.يمكنك من تثبيت النظام مع تكامل تطبيقي للبيانات من قبل قسم تكنولوجيا المعلومات (IT) ، شرطه أن يتم التنفيذ في خطوات صغيرة.

5.وتشمل خيارات النشر في أماكن العمل ، استضافة سحابية Cloud System ، أو ادارة العلاقات.

مجالات وظيفية نظام  ERP

عزيزي القارئ يغطي نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP المجالات الوظيفية المشتركة العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، تسمى وحدات تخطيط موارد المؤسسات من أهمها.

– الموارد البشرية مثل، توزيع المهام ، التدريب ، وضع القوائم ، كشوف المرتبات ، المزايا ، خطط التقاعد والمعاشات ، إدارة التنوع ، التقاعد ، الانفصال.

– التصنيع مثل الهندسة ، فاتورة المواد ، أوامر العمل ، الجدولة ، القدرة ، إدارة سير العمل ، مراقبة الجودة ، عملية التصنيع ، مشاريع التصنيع ، تدفق التصنيع ، إدارة دورة حياة المنتج

– المحاسبة المالية مثل دفتر الأستاذ العام ، والأصول الثابتة ، والدائنة بما في ذلك الإيصال ، والمطابقة والدفع ، والذمم المدينة والتحصيل ، وإدارة النقد ، والتوحيد المالي

– المحاسبة الإدارية مثل الميزانية ، التكاليف ، إدارة التكاليف ، حساب التكاليف على أساس النشاط

– معالجة الطلبات من أجل الدفع نقدًا ، وإدخال الأمر ، والتحقق من الائتمان ، والتسعير ، المتاحة للوعد ، والمخزون ، والشحن ، وتحليل المبيعات وإعداد التقارير ، وتكليف المبيعات

– إدارة سلسلة التوريد مثل التخطيط وسلسلة التوريد، والموردين ، مكونات المنتج ، شراء ، المخزون ، تجهيز المطالبات، التخزين

– هناك أيضا إدارة المشروع مثل تخطيط المشروع ، تخطيط الموارد ، تقدير تكاليف المشروع ، هيكل توزيع العمل ، إعداد الفواتير ، الوقت والنفقات ، وحدات الأداء ، إدارة النشاط

– إدارة علاقات العملاء (CRM) المبيعات والتسويق ، العمولات ، الخدمة ، الاتصال بالعملاء ، دعم مركز الاتصال – لا تعتبر أنظمة CRM دائمًا جزءًا من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وإنما أنظمة دعم الأعمال (BSS)

– خدمات البيانات واجهات “الخدمة الذاتية” المختلفة للعملاء والموردين و / أو الموظفين

أهم فوائد نظام ERP

من أهم فوائده، ينشئ ERP شركة أكثر مرونة تتكيف بشكل أفضل مع التغيير، كما أنه يجعل الشركة أكثر مرونة و تنظيماً بحيث تعمل مكونات المؤسسة بشكل أكثر تماسكًا ، مما يعزز الأعمال – داخليًا وخارجيًا.

يساعد كثيرا في تحسين أمان البيانات في بيئة مغلقة، كما يسمح نظام التحكم المشترك ، مثل النوع الذي توفره أنظمة تخطيط موارد المؤسسات.

أما فوائدة للمؤسسات هي منحها القدرة على ضمان عدم تعرض بيانات الشركة الرئيسية للخطر بسهولة أكبر ومع ذلك ، يتغير هذا مع وجود بيئة أكثر انفتاحًا ، مما يتطلب مزيدًا من التدقيق في ميزات أمان ERP وسياسات الشركة الداخلية فيما يتعلق بالأمان.

من أفضل فوائدة أيضا، يوفر ERP فرصًا متزايدة للتعاون تأخذ البيانات أشكالًا متعددة في المؤسسة الحديثة، بما في ذلك المستندات والملفات والنماذج والصوت والفيديو ورسائل البريد الإلكتروني .

غالبًا ما يكون لكل وسيط بيانات آلية خاصة به للسماح بالتعاون، كما يوفر ERP نظامًا تعاونيًا يتيح للموظفين قضاء مزيد من الوقت في التعاون على المحتوى بدلاً من إتقان منحنى التعلم الخاص بالتواصل في أشكال مختلفة عبر الأنظمة الموزعة.

أيضا يقدم ERP العديد من الفوائد مثل توحيد العمليات المشتركة ، ونظام متكامل واحد ، وإعداد التقارير الموحدة ، ومؤشرات الأداء الرئيسية المحسنة (KPI).

 أيضا يساعد كثيرا على الوصول إلى البيانات المشتركة فهي واحدة من الفوائد الرئيسية لتخطيط موارد المؤسسات.

 بالنهاية يمكننا توضيح مفهوم النظام المتكامل ، التي غالبا ما يساء تفسيرها من قبل الأعمال.

 ERP هو نظام مركزي يوفر تكاملًا وثيقًا مع جميع وظائف المؤسسة الرئيسية سواء كانت الموارد البشرية أو التخطيط أو المشتريات أو المبيعات أو علاقات العملاء أو التمويل أو التحليلات.

بالإضافة إلى وظائف التطبيقات الأخرى المتصلة في هذا المعنى ، يمكن وصف ERP بأنه “نظام المؤسسة المركزي المتكامل”.