نظام إدارة المخازن (warehouse management system (WMS عبارة عن برمجيات تسمح للمؤسسات والشركات، بالتحكم في عمليات المخازن وإدارتها بداية من الوقت الذي تدخل فيه البضائع أو المواد إلى المستودع حتى خروجها. تشمل العمليات في المستودع إدارة المخزون وعمليات الفحص والتدقيق ويطلق على هذا النظام أيضا مصطلح Inventory Management Software برنامج إدارة المخزون.
على سبيل المثال، يمكن لنظام إدارة المخازن توفير رؤية عن مخزون المؤسسة في أي وقت وأي موقع، سواء في داخل منشأة أو في أثناء نقل المخزون إلى مكان آخر خارج المنشأة.
يمكن أيضًا لنظام إدارة المخازن إدارة عمليات التوريد من الشركة المصنعة أو تاجر الجملة إلى المستودع، ثم إلى تاجر التجزئة أو مركز التوزيع. غالبًا ما يتم استخدام جنبًا إلى جنب مع نظام إدارة النقل (transportation management system (TMS.
أنواع نظام إدارة المخازن
تأتي أنظمة إدارة المخازن في مجموعة متنوعة من حيث النوع وأساليب البرمجة، ويعتمد النوع عادةً على حجم وطبيعة المؤسسة. يمكن أن تكون أنظمة أو وحدات قائمة بذاتها في نظام تخطيط موارد الشركات والمؤسسات (ERP) أو مجموعة تنفيذ سلسلة التوريد.
يمكن أيضا أن يكون الاختلاف على نطاق أكثر تعقيدا، فقد تستخدم بعض المؤسسات الصغيرة جدا كتجار التجزئة سلسلة بسيطة من المستندات المطبوعة أو ملفات جداول البيانات، لكن معظم المؤسسات سواء كانت شركات صغيرة أو متوسطة أو كبيرة الحجم تستخدم برنامج إدارة مخازن معقد.
تم تصميم بعض إعدادات برامج إدارة المخازن خصيصًا لحجم المؤسسة، والعديد من البائعين لديهم إصدارات من منتجات برنامج إدارة المخازن التي يمكنها التوسع إلى أحجام تنظيمية مختلفة. تقوم بعض المؤسسات ببناء نظام ادارة المخازن الخاصة بها من البداية، ولكن الأكثر شيوعًا قيام الشركات بشراء برنامج إدارة المخازن من شركة متخصصة.
يمكن أيضًا تصميم نظام ادارة المخازن أو تهيئته للمتطلبات المحددة للشركة أو المؤسسة؛ على سبيل المثال، قد يستخدم بائع التجارة الإلكترونية (E-Commerce) نظام إدارة المخازن الذي يحتوي على وظائف مختلفة عن متاجر التجزئة التي تعتمد على نظام البيع التقليدي. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضًا تصميم نظام إدارة المخازن أو تهيئته خصيصًا لأنواع السلع التي تبيعها الشركة أو المؤسسة؛ على سبيل المثال، سيكون لمتاجر التجزئة للأدوات الكهربائية متطلبات مختلفة عن سلسلة البقالة.
فوائد نظام إدارة المخازن
أشترك الان فى برنامج Matix ERP
للآدارة الحسابات والمبيعات
على الرغم من أن نظام إدارة المخازن WMS معقد ومكلف من حيث التنفيذ والتشغيل، إلا أن المؤسسات تحصل على فوائد يمكنها تبرير التعقيد والتكاليف.
يمكن أن يساعد تطبيق برامج إدارة المخازن المؤسسة على تقليل تكاليف العمالة، وتحسين أدارة المخزون، وتحسين المرونة والاستجابة في تنفيذ العمليات التجارية والصناعية، وتقليل الأخطاء في انتقاء وشحن البضائع، وتحسين خدمة العملاء وخدمة ما بعد البيع.
تعمل أنظمة إدارة المستودعات الحديثة ببيانات في الوقت الفعلي، مما يسمح للمؤسسة بإدارة أحدث المعلومات حول أنشطتها مثل طلبات الشراء والشحن وأي حركة تتم على مخزون البضائع لديها.
مميزات برامج ادارة المخازن
هناك العديد من المميزات الشائعة لبرامج ادارة المخازن، نذكر منها على سبيل المثال ما يلي:
- تصميم المخزن: والذي يمكّن المؤسسات من تخصيص سير العمل واختيار المنطق للتأكد من أن المستودع مصمم لتخصيص المخزون لي أفضل وجه ممكن. تقوم برامج ادارة المخازن بتحديد فترة عمل حاوية شاي تزيد من مساحة التخزين وتحسب الفروق في المخزون الموسمي.
- تتبع المخزون: والذي يتيح استخدام أنظمة التتبع المتقدمة، بما في ذلك التعريف التلقائي للمنتج والتقاط البيانات (AIDC) وماسح الباركود للتأكد من أنه يمكن العثور على البضائع بسهولة عندما تحتاج إلى تحريكها.
- الاستلام والتخزين المؤقت: والذي يسمح بتخزين واسترجاع المخزون.
- انتقاء وتعبئة البضائع بسهولة: يمكن للعاملين في المستودع أيضًا استخدام وظائف تقسيم المناطق لتنفيذ المهام بالطريقة الأكثر فعالية.
- متابعة الشحن: والذي يمكن برامج ادارة المخازن من إرسال سندات الشحن قبل الشحن، وإنشاء قوائم التعبئة وفواتير الشحن وإرسال إخطارات الشحن المسبق إلى المستلمين.
- إدارة العمل بكفاءة وسهولة: والتي تساعد مديري المخازن على مراقبة أداء العمال باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIS) التي تشير إلى العمال الذين يقومون بأداء أعلى أو أقل من المعايير.
- إدارة الفناء والأرصفة: والتي تساعد سائقي الشاحنات القادمين إلى المستودع للعثور على أرصفة التحميل المناسبة.
- إعداد التقارير بسرعة: مما يساعد المديرين على تحليل أداء عمليات المخازن وإيجاد مجالات التحسين.
عيوب نظام إدارة المخازن
بعد أن ذكرنا مميزات نظام إدارة المخزون أذكر الآن ما هي العيوب وما تأثير تلك العيوب على سير العمل داخل المؤسسة.
بعد أن تعرفت على أهم مميزات برنامج إدارة المخزون الحديث، لنتعرف سويًا الآن على أهم عيوب نظام إدارة المخزون، وأهم تلك العيوب كالتالي:
- احتمالية الخطأ البشري: طاقم العمل قد يعمل بكفاءة عالية على مدار الساعة، لكنه معرض للنسيان مثل: نسيان تسجيل إذن صرف أو وجود خطأ في عملية الجرد على سبيل المثال، أو إدخال البيانات بشكل خاطئ.
- احتمالية اختراق للبيانات والتلاعب بها: يحدث هذا بسبب وجود موظف غير أمين في الأغلب والذي يقوم بتسجيل مكاسب مادية لحساباته الشخصية، لكن يمكن تفادي ذلك من خلال تتبع العمليات من خلال الحفظ السحابية للبيانات.
- التكنولوجيًا قد تكون عائق: ففي حالة انقطاع الكهرباء أو انقطاع الإنترنت يجعل من النظام ليس له فائدة لفترة من الزمن حتى تعود الأوضاع لطبيعتها
أهمية إدارة المخزون
يعد المخزون من المواد الخام والمنتجات والسلع التامة الصنع أحد أهم الأمور التي تؤثر على سير وكفاءة عمل أي نشاط تجاري، فهو الأصل الذي تملكه المؤسسة ويمكنها من خلال مخازنها تلبية احتياجات السوق في أي لحظة، لذلك فإدارة المخزون بكفاءة هي عصب المنشأة، واستخدام برامج إدارة المخازن يسهل تلك العملية، كما يوفر الوقت والجهد اللازم للإدارة عن طريق اتباع الأساليب التقليدية.
إذ يمكن بكل سهولة، التأكد من وجود سلع كافية داخل مخازنك، متابعة حركة الصادر والوارد، متابعة أذونات الصرف للفروع، إدارة أكثر من مخزن بكل ما فيهم من وحدات ومنتجات، كل هذا في نظام واحد للإدارة.
مهام إدارة المخازن والمستودعات
يوجد العديد من المهام التي يقوم بها فريق إدارة المخازن، والتي من خلال الطريقة التقليدية تستهلك وقت وجهد يمكن توفيره من خلال استخدام أحد برنامج إدارة المخازن المدمج بنظام ماتيكس ERP لإدارة وتخطيط موارد المؤسسات، أما عن المهام فهي كما يلي:
- جرد وحصر المخزون ومطابقة الكميات في السجلات من ناحية الزيادة والنقصان
- تصنيف المخزون حسب الأكواد والأصناف والفئات التي تعمل بها المنشأة وانشاء فهرس لها لتسهيل عملية البحث.
- تنفيذ أذونات الصرف والاستلام للسلع والمواد الخام، داخل المنشأة وخارجها، فهناك مهمة لاستلام المنتج الوارد وفحصه لتخزينه في تصنيفه الصحيح، وصرف المواد والسلع للفروع داخل المنشأة، او صرفها للعملاء الخارجيين والشركاء.
- مراقبة المخزون من خلال مراقبة الحد الأدني للأصناف، وتحديد الأصناف الراكدة، والأصناف التي عليها طلب متزايد خلال فترات معينة أو الموسمية حتى يمكن توفيرها.
- متابعة التحويلات بين المخازن سواء كانت داخل نفس الفرع أو فروع مختلفة لتوفير السلع لجميع قطاعات المؤسسة، دون سقوط أي بيانات.
كل هذا المهام وأكثر يمكن بسهولة ادارتها في مكان واحد، من خلال استخدام برنامج إدارة المخازن المتكامل لتوفير الوقت.
أشترك الان فى برنامج Matix ERP
للآدارة الحسابات والمبيعات
ماهي مشاكل أنظمة إدارة المخازن
تسعي دائمًا الشركات الكبرى والصغيرة في تطوير العمل وتحسينه داخليًا وخارجيًا، ومن خلال اتباع الطرق التقليدية في الإدارة قد يتأثر النشاط بشكل سئ نتيجة لبعض المشاكل مثل: عدم تحديث بيانات المخزون بشكل مستمر، التأخير في رصد النقص للمنتجات، ضياع بعض المستندات المسجلة للصادر والوارد، وغيرها الكثير.
تلك الأمثلة السابقة يمكن تفاديها وتفادي أضرارها من خلال اتباع الطرق الحديثة في إدارة المحزون باحترافية عالية، من خلال استخدام برنامج إدارة المخازن مثل ماتيكس ERP للحفاظ على البيانات وإدارة المخازن مهما كان عدد فروعها بكفاءة عالية.
ما الفرق بين إدارة المخزون إدارة المخازن؟
للوهلة الأولى قد تظن أن مفهوم إدارة المخزون Inventory Management وإدارة المخازن Warehousing Management هما نفس الشئ، إلا ان بينهما اختلافات جوهرية في الأساليب والطرق الإدارية والعمليات التي تتم داخل كل إدارة منهما، والتي من خلال برامج ERP يمكنك إدارتها بفاعلية وكفائة عالية، والسؤال الآن ما هي تلك الفروق!
إدارة المخازن Warehousing Management
تعتبر إدارة المخازن الهيئة الكبرى والتي يقع تحتها إدارة المخزون، فهي المسؤولة عن الأماكن والمباني والمستودعات الخاصة بحفظ المخزون للمنشئة سواء من مواد خام أو جاهزة .. إلخ من المواد التي يتم تداولها.
هي المسئولة أيضًا عن تحديد وسائل التخزين والمناولة داخل تلك المخازن، وأعمال الصرف والحفظ والاسترجاع، وجميع المستندات المثبت فيها عمليات الدخول والخروج للمواد، كما تهتم بالقوى العاملة ونوعيتها داخل المخازن لتسهيل العمليات وتوفير الاحتياجات اللازمة.
إدارة المخزون Inventory Management
تقع ادارة المخزون أسفل إدارة المخازن، فهي فريق إداري مسئول عن المواد المخزنة والأنشطة المرتبطة بها، من حفظ وتوفير المواد بكميات مناسبة لفروع المنشأة من محلات ومصانع، ومراقبة جودة عملية التخزين في الأماكن المختلفة.
هي المسئولة ايضًا عن تحرير اذونات الصرف والاستلام، ومراجعة المواد وأعدادها في محاولة لمطابقة المنصرف والمخزن للتأكد من عدم وجود خلل داخل المنشأة، إذ يشرف عليها أمين المخزن المسئول عن الأعمال الإدارية داخل المخزن.
تعتبر مهمة الإدارتين هي التأكد من ضمان توفير احتياجات المؤسسة من المواد المختلفة بأكبر كفائة ممكنة، مع الحفاظ على تلك المواد بعيدًا عن الإسراف وإساءة الاستخدام لتلك المواد، لتحقيق أهداف المؤسسة.
