إدارة المشتريات : دليلك الشامل لرفع كفاءة شركتك

إدارة المشتريات هي واحدة من أهم الوظائف في أي مؤسسة حيث تساهم بشكل كبير في تحسين كفاءة العمليات وتقليل التكاليف فهي تعتبر العنصر المحوري الذي يربط بين احتياجات الشركة ومواردها من خلال توفير السلع والخدمات اللازمة في الوقت المناسب وبأفضل الأسعار في هذا المقال سنتناول كل ما تحتاج معرفته عن إدارة المشتريات بدءاً من تعريفها وأهدافها، وصولاً إلى سياساتها ومعايير الأداء التي يجب اتباعها لتحقيق أعلى درجات الكفاءة إذا كنت تسعى لتحسين آلية العمل في شركتك فهذا المقال هو دليلك الشامل .

ما هي إدارة المشتريات؟

إدارة المشتريات هي عملية تخطيط وتنفيذ كافة الأنشطة المتعلقة بشراء السلع والخدمات التي تحتاجها الشركة أو المنظمة. 

تشمل هذه الأنشطة البحث عن الموردين، التفاوض معهم، متابعة الطلبات والتأكد من تسليم المنتجات أو الخدمات وفقاً للمواصفات والشروط المتفق عليها و تتمثل أهمية إدارة المشتريات في ضمان توفير الموارد التي يحتاجها العمل بشكل مستمر وبتكلفة معقولة.

و لا تقتصر فقط على شراء المواد الخام أو السلع الجاهزة بل تشمل كذلك كل ما يساعد على تحسين سير العمل داخل المؤسسة تعتبر هذه الوظيفة جزءاً أساسياً من سلسلة الإمداد في أي منظمة حيث تؤثر بشكل مباشر على الأداء العام والتكاليف.

تعرف على: الإدارة الحديثة للمخازن والمستودعات

 ما هي أهداف إدارة المشتريات؟ 

تسعى إدارة المشتريات إلى تحقيق أهداف محددة تدعم تحقيق أهداف المؤسسة بشكل عام سواء كانت المؤسسة ربحية أو غير ربحية من خلال تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف وضمان توفير المواد والخدمات المطلوبة تلعب دورًا رئيسيًا في نجاح المؤسسة فيما يلي بعض الأهداف الرئيسية:

1. توفير احتياجات المؤسسة

توفير جميع المواد والخدمات التي تحتاج إليها المؤسسة لدعم عملياتها اليومية يجب أن تضمن إدارة المشتريات الحصول على هذه الموارد بأفضل الأسعار وبأفضل الشروط الممكنة،مما يسهم في تحقيق أهداف المؤسسة العامة. 

يتطلب هذا التفاعل المستمر مع الموردين وتحليل احتياجات الشركة بشكل دقيق لضمان توفير ما يلزم في الوقت المناسب ووفقًا للمواصفات المطلوبة.

2. تكلفة منخفضة وجودة عالية

أن إدارة المشتريات تسعى لتحقيق التوازن المثالي بين السعر والجودة والخدمة تتطلب هذه الاستراتيجية التفاوض الجيد مع الموردين واختيار أفضل العروض التي تضمن الحصول على منتجات عالية الجودة بأقل تكلفة ممكنة كما تشمل هذه العملية أيضًا التأكد من أن الموردين قادرون على تقديم خدمة متميزة تشمل التسليم في الوقت المحدد ودعم ما بعد البيع.

3. دعم تنافسية المؤسسة

تساهم إدارة المشتريات في تمكين المؤسسة من تقديم منتجات أو خدمات تنافسية تميزها عن باقي الشركات في السوق عند شراء مواد ذات جودة عالية بأسعار مناسبة يمكن للمؤسسة تحسين منتجاتها النهائية أو خدماتها، وبالتالي تعزيز حصتها السوقية.

4. بناء شبكة علاقات مع الموردين

إحدى الأهداف الاستراتيجية لإدارة المشتريات هي بناء شبكة علاقات قوية وطويلة الأمد مع أفضل الموردين في السوق هذه الشبكة تعزز قدرة المؤسسة على الوصول إلى أفضل العروض والمنتجات في السوق وتوفر مزيدًا من الفرص لتقديم حلول مبتكرة.

5. التنسيق مع الإدارات الأخرى

تتطلب التنسيق المستمر مع مختلف الإدارات داخل المؤسسة يجب أن تتعاون إدارة المشتريات مع الأقسام الأخرى مثل الإنتاج، التسويق والمالية لضمان تلبية احتياجاتهم بشكل مناسب هذا التنسيق يساعد في تجنب أي اختناقات في التوريد أو حدوث نقص في المواد الضرورية ويسهم في تعزيز التنسيق العام داخل المؤسسة.

6. إعداد كوادر مستقبلية

تهدف إدارة المشتريات إلى إعداد كوادر مختصة قادرين على إدارة عمليات الشراء بكفاءة عالية تأهيل وتدريب الموظفين الجدد والمستمر يمكن أن يسهم بشكل كبير في تحسين الأداء العام لإدارة المشتريات وضمان استدامة العمليات على المدى الطويل.

ما هي مهام إدارة المشتريات؟ 

تعتبر إدارة المشتريات من الأدوار الأساسية في أي مؤسسة أو شركة حيث تقوم بتوفير المواد والخدمات اللازمة لمواصلة سير العمل بكفاءة عالية وتتلخص مهام إدارة المشتريات في مجموعة من الأنشطة التي تضمن تلبية احتياجات المؤسسة بأعلى مستوى من الفاعلية.

1. التخطيط

من أبرز مهام إدارة المشتريات هو التخطيط الجيد لوضع سياسة شراء محكمة تتناسب مع احتياجات المؤسسة وظروفها الاقتصادية هذا التخطيط يتم بناءً على مجموعة من المعايير مثل الكمية، الجودة، السعر، وغيرها من العوامل التي تساهم في اتخاذ قرارات الشراء .

2. إجراء البحوث

إدارة المشتريات تعمل بشكل مستمر على جمع البيانات والمعلومات المتعلقة باحتياجات المؤسسة من المواد والخدمات وتعتبر دراسة سوق الأعمال والتغيرات في الأسعار ومدى توافر المواد من مسؤولياتها الأساسية.

3. مراجعة طلبات الشراء

تقوم إدارة المشتريات بمراجعة جميع طلبات الشراء المقدمة من الأقسام المختلفة داخل المؤسسة في حال وجود أي تجاوزات في الطلبات أو عدم تطابقها مع الخطط المقررة فإن إدارة المشتريات تعمل على إعادة هيكلة هذه الطلبات بالتعاون مع الإدارات المعنية لضمان تلبيتها للاحتياجات الفعلية دون التأثير على موارد المؤسسة أو الميزانية.

4. الجدولة الزمنية للمشتريات

مسؤولة عن تنظيم وتحديد الجدول الزمني لتسليم المشتريات هذا يشمل تحديد مواعيد وصول المواد والسلع المطلوبة بحيث تواكب احتياجات المؤسسة بشكل دوري بالإضافة إلى ذلك تأخذ إدارة المشتريات في اعتبارها قدرة المؤسسة على تخزين المواد بشكل مناسب وكذلك توقيت دفع الفواتير مقابل الموردين.

5. تحديد مستوى المخزون

تعتبر إدارة المشتريات شريكًا أساسيًا في تحديد مستويات المخزون بالشكل الذي يتناسب مع احتياجات المؤسسة يتم تحديد مستويات المخزون بالتعاون مع إدارة المخازن حيث يتم تحديد الحد الأدنى والحد الأقصى للمخزون بالإضافة إلى نقطة إعادة الطلب التي تضمن عدم نفاد المواد الحيوية في الوقت المناسب.

6. إصدار أوامر الشراء والتوريد

عند الاتفاق مع المورد على الأسعار والكمية والمواصفات المطلوبة تقوم إدارة المشتريات بإصدار أوامر الشراء للمورد لتزويد المؤسسة بالمواد أو الخدمات المطلوبة هذه العملية تشمل أيضًا متابعة تسليم هذه المواد إلى المخازن مما يضمن وصول المواد في الوقت المحدد وبالشروط المتفق عليها.

7. اعتماد عملية التسليم

عند وصول المواد أو السلع تقوم إدارة المشتريات بالتعاون مع الشؤون القانونية بالتحقق من صحة الوثائق المتعلقة بعقود الشراء والفواتير كما تعتمد المواد الموردة بعد فحصها من قبل المختصين للتأكد من مطابقتها للمواصفات والشروط المتفق عليها في العقد.

8. التخلص من المخزون الزائد

إدارة المشتريات تقوم بمراقبة المخزون الزائد أو الأصناف التي لم تعد ذات فائدة للمؤسسة يتم التخلص من هذه المواد أو تصريفها بشكل يتناسب مع احتياجات المؤسسة مما يساهم في تقليل الضغط على المساحات التخزينية وتقليل التكلفة الإجمالية للمخزون.

اقرأ المزيد: كيفية إعداد الموازنة التقديرية مع أمثلة عملية

سياسات إدارة المشتريات

تتعدد السياسات التي يعتمدها قسم إدارة المشتريات لضمان تحقيق الكفاءة والفعالية في تلبية احتياجات الشركة من السلع والخدمات فيما يلي أبرز سياسات :

1. إدارة الجودة الشاملة (TQM):

تهدف هذه السياسة إلى تحسين الخدمة المقدمة من الموردين بشكل مستمر مع محاولة تقليل الأخطاء وتحقيق أعلى جودة في جميع مراحل عملية الإمداد.

2. تطوير أداء الموردين:

تقوم بعض الشركات بالتعاون مع مورديها لتطوير عملية التوريد عبر تحسين اللوجستيات والجودة تبرز هذه السياسة خاصة عند وجود مورد وحيد لتوريد منتج أساسي.

3. التعامل الأمثل مع الموردين:

تهدف هذه السياسة إلى اختيار الموردين القادرين على توفير المواد بأفضل جودة وبأسعار مناسبة. 

4. إدارة المخاطر:

إدارة المخاطر جزء أساسي من سياسات المشتريات حيث تقوم الشركات بتقييم المخاطر المرتبطة بالموردين ذوي الأسعار المنخفضة حيث يمكن تنويع الموردين والاحتفاظ بموردين ثانويين جاهزين لتقديم الخدمة في حالة تعثر المورد الأساسي.

5. الإمداد عالمي النطاق:

تعتمد الشركات العالمية على الإمداد عالمي النطاق مما يمكنها من الوصول إلى شبكات توريد دولية بأسعار منافسة هذه السياسة تسمح للكيانات العالمية بالاستفادة من اتفاقيات التجارة الحرة وتسهيل تدفق السلع بين الدول مثل دول الاتحاد الأوروبي مما يقلل من التكاليف ويزيد من التنافسية.

6. إدارة الشراء الأخضر:

تتبنى العديد من الشركات سياسة الشراء الأخضر التي تركز على شراء المواد القابلة لإعادة التدوير أو الحد من استخدام العناصر المضرة بالبيئة تهدف هذه السياسة إلى تقليل التكاليف وتحسين الاستدامة البيئية حيث تركز الشركات على شراء منتجات صديقة للبيئة أو استخدام موارد معدنية معاد تدويرها.

 العناصر الأساسية لبرنامج إدارة مشتريات المقدم من سيسماتكس 

 أصبح من الضروري لكل شركة مهما كان حجمها امتلاك نظام إدارة مشتريات إلكتروني يساعد في إتمام عمليات الشراء من الموردين بشكل فعال وموثوق تقدم سيسماتكس برنامجاً متكاملاً لإدارة المشتريات يحتوي على مجموعة من العناصر الأساسية التي تدعم الشركات في تحسين كفاءة عمليات الشراء.

1. إدارة الطلبات : 

الخطوة الأولى في نظام إدارة المشتريات حيث يتعين على الموظفين تحديد احتياجات الشركة من المواد والخدمات التي يجب طلبها يتضمن هذا الجزء من البرنامج إنشاء طلبات الشراء اللازمة وتقدير الكميات التي يجب طلبها من الموردين بناءً على احتياجات العمل.

2. إنشاء طلبات تقديم العروض: 

من العناصر الأساسية في إدارة المشتريات حيث يمكن من خلاله إعداد وتقديم طلبات تقديم العروض RFP إلى الموردين تشمل هذه الطلبات أدنى متطلبات القبول التي يجب أن يلتزم بها الموردون، بالإضافة إلى المواصفات التقنية والمالية التي يتعين تضمينها يتيح النظام لأعضاء الفريق تحديد متطلبات الشراء بدقة أكبر وضمان أن العروض المقدمة من الموردين تلتزم بالمعايير المحددة مسبقاً.

3. تقديم العروض: 

يقوم النظام بتيسير عملية تقديم العروض إلكترونيًا ويتيح للموردين إيداع العربون النقدي (Earnest Money Deposit) كما يمكنهم تقديم العروض المالية والفنية للمشاركة في المناقصة هذه الخطوة ضرورية للمؤسسة لاختيار العروض المناسبة التي تتماشى مع معايير الجودة والتكلفة.

4. فتح العروض وتقييمها: 

بمجرد تقديم العروض من الموردين يأتي دور الفريق المختص في تقييم العروض وفق المعايير المحددة. من خلال البرنامج يتمكن الفريق من الاطلاع على كافة العروض المقدمة ومقارنتها بحسب المواصفات الفنية والتجارية يتيح البرنامج للمسؤولين إجراء تقييمات دقيقة لضمان أن العروض المقدمة تلبي كافة الشروط المطلوبة من حيث الجودة والسعر.

5. المزاد الإلكتروني : 

يمكن من خلال النظام إجراء المزايدات الإلكترونية أو المناقصات الإلكترونية حيث يتم تقديم فرصة للموردين للمشاركة في المزاد ومحاولة تقديم أفضل العروض للحصول على الصفقة يتيح البرنامج إدارة هذه المزايدات بفعالية ويسمح للموردين بالتنافس بشكل شفاف لتحقيق أفضل عرض يناسب احتياجات الشركة. 

6. اختيار المورد وإنهاء الإجراءات: 

تأتي مرحلة اختيار المورد الأفضل استنادًا إلى المعايير المحددة في التقييم يتيح النظام للمسؤولين إصدار أمر الشراء (Purchase Order)، الذي يتضمن تفاصيل العملية ويعهد إلى المورد للبدء في تنفيذ الصفقة. 

7. إدارة الموردين : 

تعد إدارة الموردين جزءاً مهماً في برنامج إدارة المشتريات من خلال هذا الجزء يمكن إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على كافة التفاصيل المتعلقة بالموردين مثل المنتجات التي يقدمونها وأدائهم في الصفقات السابقة يساعد ذلك في تقييم الموردين بناءً على أدائهم وجودة الخدمات أو المنتجات المقدمة.

8. إدارة العقود : 

تعتبر إدارة العقود من أهم العناصر في برنامج إدارة المشتريات حيث يتطلب الأمر متابعة دقيقة لجميع التفاصيل المتعلقة بالعقود الموقعة مع الموردين يساعد النظام في أتمتة عملية إدارة العقود وتقليل الأخطاء البشرية التي قد تحدث خلال تنفيذ الصفقات.

ما هي معايير الأداء لإدارة المشتريات KPIs؟

تعد معايير الأداء أو KPIs من الأدوات الأساسية لقياس فعالية إدارة المشتريات في الشركات تهدف هذه المعايير إلى تحديد مكامن الخلل في العمليات وتصحيحها لزيادة الكفاءة وتحقيق أفضل النتائج تشمل معايير الأداء عدة جوانب مثل الأداء المالي، التسليم والجودة.

1. معايير الأداء المالي (Cost-Saving KPIs):

• الإنفاق الخاضع للإدارة: يقيس النسبة المئوية التي يتم إنفاقها بطريقة مخططة لضمان التحكم في النفقات.
• عائد استثمار المشتريات: يقيم ربحية الشراء مقارنة بالتكاليف الاستثمارية، ما يساعد في تحديد مدى فعالية عمليات الشراء.
• التنافس السعري: يقيس مدى تنافسية أسعار الموردين مقارنة بأسعار السوق.
• التكلفة لكل فاتورة أو أمر شراء: تقيس تكلفة الفاتورة الواحدة وضرورتها للتحول إلى أتمتة العمليات لتقليل هذه التكلفة.

2. معايير التسليم (Delivery KPIs):

• المهلة الممنوحة للمورد: الفترة الزمنية بين استلام الطلب وتوصيله للمورد.
• توافر المزود: قدرة المزود على الاستجابة للطلبات الطارئة وتلبية احتياجات الشركة بشكل موثوق.
• معدل مشتريات الطوارئ: يشير إلى المشتريات غير المخططة والتي تحدث لتغطية نقص طارئ.
• زمن دورة أمر الشراء: الوقت الذي يستغرقه الطلب منذ تقديمه حتى إرساله للمورد، وهو مقياس لسرعة وكفاءة عملية الشراء.

3. معايير الجودة (Quality KPIs):

• دقة أوامر الشراء: مدى التزام المورد بتقديم المنتجات وفقاً للمواصفات والوقت المحدد.
• النسبة المئوية للتوافق مع أنظمة الشركة: قياس مدى امتثال العمليات للسياسات الداخلية والمواصفات القانونية.
• معدل انحراف أداء المورد: يقيس جودة عمل الموردين و يساعد في تقييم موثوقيتهم من خلال التحقق من الانحرافات في الأداء.

من خلال قياس هذه المعايير يستطيع فريق إدارة المشتريات تحسين أدائه وضمان نجاح العمليات بشكل أكبر مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف.