التوقيع الالكتروني أصبح بمثابة الضمان الأول لمدى مصداقية الفواتير في المنظومة الإلكترونية، حيث يعتبر وجوده شرطًا أساسيًا لابد من تحقيقه من أجل الانضمام إلى المنظومة، ولهذا ينبغي على الممول معرفة طريقة تفعيل التوقيع الإلكتروني وتطبيقه حتى يتمكن بشكل كامل من توقيع الفواتير الصادرة، ومن هنا سوف نتعرف بشئ من التفصيل على التوقيع الإلكتروني وأهم مميزاته وعن كيفية تفعيله بكل سهولة.
التوقيع الالكتروني الفاتورة الالكترونية
بدأ ظهور أهميته في الوقت الحالي مع بداية ظهور برنامج الفاتورة الإلكترونية وموجة الرقمنة التي باتت تحدث في جمهورية مصر العربية برعاية مصلحة الضرائب وهيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومية – إيتيدا، وذلك من أجل ضمان معاملات الفرد الشخصية مع المنظومة، ولهذا فقد جاء التوقيع اللا ورقي كخطوة أساسية ينبغي القيام بها من أجل إتمام التوقيع الالكتروني الفاتورة الالكترونية الضريبية، فالأمر له الكثير من الفوائد التي سوف تعود بشكل أو بآخر على الفرد نفسه.
والتي من ضمنها حصوله على الأمان الذي يضمن حقه ويمنع بكل الأشكال حدوث التزوير، كما أنه سيكون حجة قائمة في التعاملات القانونية من أجل الحرص والاهتمام بشئون الفرد وتعاملاته، وبهذا الشكل أصبح لا يتم اعتماد الفواتير الإلكترونية إلا من خلال التوقيع إلكترونيًا عليها مسبقًا، وذلك وفقًا لما حددته مصلحة الضرائب المصرية.
مميزات التوقيع الإلكتروني على الفاتورة الإلكترونية
مما لاشك فيه أن أمر مثل التوقيع الالكتروني من شأنه أن يؤدي بالفرد إلى امتلاك العديد من الفوائد والمزايا التي كان يفتقدها في وقت التوقيع الخطي الشخصي، ولعل من أبرز هذه المميزات كان التالي:
- يمكن التحقق من هوية الموقع بكل سهولة، دون الحاجة إلى الكشف أو عمل إجراءات طويلة.
- سرعة وسهولة الاستخدام في المنظومة الإلكترونية.
- إمكانية الانضمام إلى المنظومة الإلكترونية وتبادل المستندات من خلالها، مع القدرة على تحميل المستندات الخاصة بك إلى برنامج توقيع PDF وتوقيعها.
- الحفاظ على سرية المعلومات والرسائل المتبادلة بين الأشخاص من خلال شبكة الإنترنت.
- مدى خصوصية التوقيع، حيث بات التوقيع إلكترونيًا ملكًا لك وحدك، ولا يمكن أن يشكك أحد في ذلك الأمر.
- انخفاض التكاليف.
- المساهمة في تنظيم القوائم المالية للشركات بفعالية كبيرة.
- لم يعد هناك حاجة إلى الاحتفاظ بنسخ الفواتير الرقمية.
- لا يمكن أن ينكر أحد توقيعك الخاص.
طريقة تفعيل التوقيع الالكتروني
قام رئيس مصلحة الضرائب المصرية خلال بيان له بالتحدث عن أهمية الحصول على شهادة التوقيع اللا ورقي، موضحًا بذلك أن هذا التوقيع هو بمثابة بديل رسمي عن التوقيع الخطي الذي كان يستخدم مسبقًا في اعتماد الفواتير الورقية، ومن أجل تفعيل التوقيع أو الحصول على شهادة التوقيع اللا ورقي ينبغي استيفاء بعض المتطلبات وبعض الشروط، وذلك ليستطيع الممول بكل سهولة الانضمام إلى المنظومة الإلكترونية، ومن هنا سوف نعرض أهم هذه الشروط:
إرسال طلب التسجيل لمصلحة الضرائب
تعتبر الخطوة الأولى من أجل تفعيل التوقيع إلكترونيًا، حيث يقوم الممول بعمل الآتي:
- إرسال طلب التسجيل عبر البريد الإلكتروني الخاص به إلى المصلحة، وتتضمن الرسالة صور كل من المستندات: البطاقة الشخصية، البطاقة الضريبية، شهادة التسجيل الضريبي، خطاب تفويض من الشركة
- بعدها يستلم الممول رسالة من المصلحة تنص على ميعاد فتح الملف الرقمي.
- من ثم يتوجه في ذلك الميعاد إلى المأمورية التابع لها حتى يتمكن من تقديم أصول المستندات التي قام بتقديمها في طلب التسجيل.
- بعد ذلك يقوم الموظف بمراجعة المستندات الخاصة به والتأكد من صحتها، ومن ثم إنشاء ملف في فترة ثمانية وأربعين ساعة فقط بعد إتمام كافة الإجراءات اللازمة.
- بعد ذلك الوقت تقوم مصلحة الضرائب بإرسال دعوة للمول عبر البريد الإلكتروني الخاص به، وينبغي عليه أن يقوم بفتح الدعوة واستكمال البيانات المطلوبة.
- يستطيع هنا المول إرسال دعوات إضافة مستخدمين جدد، وذلك من خلال إدخال بياناتهم (الاسم الأول – الاسم الثاني – رقم الهاتف – البريد الإلكتروني) ومن بعدها يقوم بالضغط على كلمة إرسال، حيث يقوم المدعو بفتح الدعوة واستكمال بيانات التسجيل المطلوبة.
استيفاء المستندات المطلوبة لشهادة التوقيع الالكتروني
بعد الانتهاء من خطوات التسجيل وتحقيق الشروط المطلوبة، يأتي هنا الدور من أجل استخراج شهادة التوقيع اللا ورقي، وذلك عبر التوجه إلى مركز الإصدار وملء نموذج الطلب ببيانات الممول، بعدها يقوم بتقديم المستندات اللازمة وسداد الرسوم المطلوبة، ويتطلب هنا في الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني استيفاء بعض المستندات الضرورية وهي تتمثل في الآتي:
- صورة البطاقة الضريبية.
- صورة إثبات الشخصية للمدير المسؤول.
- صورة صحيفة الاستثمار أو عقد الشركة.
- نسخة المستخرج الرسمي من أي من السجل التجاري أو قرار الإنشاء.
- الجدير بالذكر أنه ينبغي تقديم طلب الحصول على الشهادة وتوقيعه من خلال المدير المسؤول الخاص بالشركة أو عبر الممثل القانوني، على أن يتم التصديق على التوقيع بخاتم البنك.
توفير المتطلبات التقنية
بعدما تعرفنا على كيفية عمل التوقيع إلكترونيًا، فإليك أهم المتطلبات التقنية التي ينبغي تحقيقها قبل استخدام التوقيع اللا ورقي وهي ما تتمثل في الآتي:
جهاز HSM
ينبغي أن يتواجد لدى الممول هذا الجهاز، حيث يمكنه بكل سهولة من التوقيع على المستندات والفواتير المختلفة وتوثيقها كذلك، دون الاضطرار إلى أن يقوم بالكتابة يدويًا.
برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP
هو يعتبر برنامج إدري متكامل قد تم ربطه مع منظومة الفاتورة الإلكترونية من خلال واجهات برمجة التطبيقات APIs من أجل تحقيق عملية التكامل المطلوبة مع المنظومة، ومن اللازم تركيب جهاز التوقيع الإلكتروني على هذا البرنامج ، حتى تتمكن بصورة كاملة من توقيع الفواتير المختلفة قبل إرسالها إلى المنظومة.
مشكلة التوقيع الإلكتروني
هناك بعض المشاكل التي قد تعيقك من التوقيع إلكترونيًا، والتي من شأنها أن تقوم برفض أي رسائل بريدية تقوم بإرسالها إلى المنظومة، فيمكنك أن تلاحظ رسالة: “هناك مشاكل في التوقيع، اضغط زر التوقيع للحصول على التفاصيل” ويرجع السبب في هذه المشكلة إلى عدم معالجة تصفية مرفقات البريد الإلكتروني بصورة سليمة، وفي هذا ساعدت شركة مايكروسوفت على حل هذه المشكلة من خلال التالي:
- لخادم Exchange 2019: تثبيت 1 تحديث تراكمي لـ 2019 ملقم Exchange أو تحديث تراكمي لاحق لـ خادم Exchange 2019.
- لخادم Exchange Server 2016: تثبيت 12 التحديث التراكمي لـ Exchange Server 2016 أو تحديث تراكمي لاحق لعام 2016 ملقم Exchange.
برنامج الفاتورة الالكترونية من سيسماتكس
الآن أصبح بإمكانك وبكل سهولة إعداد الفاتورة الإلكترونية والتوقيع عليها أيضًا ومن ثم إرسالها واستلامها، والتصديق عليها من خلال منظومة مصلحة الضرائب المصرية دون أن تتكلف الكثير من الوقت والعناء.
فقط بما توفره لك برنامج الفاتورة الالكترونية من سيسماتكس من إمكانيات ومزايا يصعب عليك أن تجدها في أي مكان أو برنامج آخر، ولعل من أبرز هذه المميزات ما يتضمن الآتي:
- إمكانية تسجيل بيانات عملائك وفقًا لمنظومة الضرائب الإلكترونية بسرعة وبسهولة.
- تكويد الأصناف ومطابقتها تبعًا لنظام التكويد الموحد.
- تسجيل الفواتير الإلكترونية الخاصة بك مع الإخطارات لكل من البائع والمشتري، ومشاركتهم بيانات الفواتير.
- التحقق من صحة الفواتير وأنها تابعة لنظام التكويد في المنظومة الإلكترونية سواء EGS وGS1.
- كن واحدًا من المميزين في الحصول على برنامج الفاتورة الإلكترونية، وابدأ تجربتك الآن!
تعرفنا من خلال المقال على آثر التوقيع اللاورقي ومدى أهميته في ملائمة الحياة المعاصرة بشكل عام، وعن أهمية برنامج الفاتورة الإلكترونية من سيسماتكس لتوفير الكثير من الوقت والحصول على سرعة أكبر في إجراء المعاملات.
