من أهم العمليات التجارية التي يجب على المشترين القيام بها هو أمر التوريد حيث يتم من خلالها تحديد المواد والسلع التي يرغب المشتري في الحصول عليها من مورد معين، وتحديد شروط البيع والتسليم والأسعار تعد عملية أمر التوريد من أهم الخطوات في إقامة الصفقات التجارية بأنواعها المختلفة إذ تحدد شروط البيع والشراء لكلا الطرفين كما يمكن ذلك المشتري من إبرام صفقة ناجحة بشكلٍ فعّال
امر التوريد: يعد أداة أساسية لإدارة المشتريات، حيث يوفر هذا النموذج بيانات دقيقة ومفصلة حول المنتجات المطلوبة وكذلك عن الموردين بالإضافة إلى الأسعار ومواعيد التسليم وعند استخدامه بشكل صحيح، يمكن لأمر التوريد أن يحد من التكاليف الزائدة ويساعد في تنظيم العمليات الشرائية وضمان امتثالها لأعلى معايير الجودة والخدمة ويجب على المشتريات أيضًا أن تقوم بمراقبة طلبات الشراء وتوحيدها لتسهيل عملية المتابعة والمراجعة، مع الحرص على اتباع ممارسات الامتثال والنزاهة في إجراءات الشراء والتوريد.
ماهو أمر التوريد ؟
أمر التوريد هو مستند تجاري يعبر عن موافقة الشركة على شراء منتجات من مورد ما ويعد أمر التوريد أحد العمليات الهامة في إدارة المشتريات لأي شركة فهو يحتوي على كافة البيانات اللازمة لتسجيل الطلبات والتي يحتاجها المشتري من المورد، مثل الأسعار والكميات ورقم التتبع. يسمح أمر التوريد بتحقيق التنظيم والرقابة وتسهيل عملية المراقبة والتحكم في الإنفاق مما يساعد على تحسين إدارة المشتريات وتقليل التكاليف وبالتالي يعتبر أمر التوريد ذو أهمية كبيرة للشركات في توفير موردين موثوقين يقدمون توريدات بأسعار منافسة وبجودة عالية، ومنع حدوث التعثرات في الإمدادات والمستلزمات اللازمة للإنتاج والخدمات.
ويعد أمر التوريد من النماذج الهامة في تنظيم عملية الشراء والتزامناً مع الميزانية المتاحة فعلاً يمكن القول أن العملية البسيطة لطلبات الشراء والتوريد هي الطريقة الأفضل للاحتفاظ بالسيطرة على العمليات المالية والأعمال الداخلية للمؤسسة أو الشركة حيث يساعد في الحفاظ على سجلات ووثائق مؤهلة ومنظمة يتمثل الهدف الرئيسي للعملية في التأكد من أن الأمر تم إعداده بشكل سليم وأن جميع الوثائق المطلوبة والتحقق من مطابقة القواعد والقوانين الخاصة بالشراء من خلال الالتزام بمثل هذه العملية البسيطة يمكن لمديري الشراء إدارة موارد الشركة بشكل مثالي وتحسين عملية الشراء والتوريد بشكل كبير.
اقرأ المزيد: كيفية اعداد الميزانية العمومية
أشترك الان فى برنامج Matix ERP
للآدارة الحسابات والمبيعات
كيف يتم التوريد؟
- يعد تنفيذ أمر التوريد خطوة أساسية في إدارة المشتريات، حيث يقوم المورد بتحضير البضائع وشحنها للمشتري.
- يجب أن يتم توضيح كافة المعلومات المتعلقة بالشحنة في أمر التوريد بما في ذلك الكميات والأسعار ورقم التتبع.
- يتم إصدار أمر التوريد بناءً على اختيار المورد المناسب والتفاوض بشأن الشروط والأسعار.
- يجب التأكد من تنسيق التسليم والدفع بين المشتري والمورد وذلك لتفادي أي مشكلات مستقبلية.
- وبمجرد استلام المشتري للشحنة يجب التأكد من تطابق البضائع مع أمر التوريد والأوراق المرفقة، وذلك لضمان عدم وجود أخطاء في الشحنة والتي يمكن أن تؤثر على جودة المنتجات وتزيد من التكاليف.
ما الفرق بين أمر الشراء وأمر التوريد؟
يتساءل الكثيرون عما يختلف بين أمر الشراء وأمر التوريد والإجابة تكمن في الغرض الذي يؤول إليه كل منهما :
- فأمر الشراء يعد نموذجًا يؤكد عملية الشراء بين التاجر والمورد بينما يستخدم أمر التوريد لتسجيل أوامر الشراء التي يقدمها المورد بصورة خاصة.
- وبالإضافة لذلك، فإن الفعالية التي يتم التركيز عليها في أمر الشراء هي تزويد المشتري بالبضائع أو الخدمات التي يحتاجها
- بينما يسعى أمر التوريد إلى تسهيل وإثبات عملية الشحن عبر منصة البريد لذلك يجب فهم الفرق بينهما بشكل جيد حتى يتم استخدامهما بالشكل الصحيح في ضمان سلامة العملية التجارية.
- يعد فرق الشراء وتدبيرات التوريد مهما جدا للمشتريات فعملية الشراء هي جزء من تدبيرات التوريد التي تتضمن التخطيط والتنظيم والتحكم في جميع جوانب العملية، بدءًا من البحث عن الموردين المناسبين وانتهاء بتوصيل المنتجات.
- ويشمل تدبيرات التوريد أيضا عمليات الشحن والتخزين والتوزيع.
- بينما يعد أمر الشراء مهما جدا لأنه يضمن وجود الكمية المناسبة من المنتجات في الوقت المحدد و بالسعر المناسب.
- كما يوفر أمر الشراء مستندًا تجاريًا يسهل عملية المراقبة والتحكم في كل مرحلة من مراحل التوريد ويضمن تنظيم العمليات وتحسين أداء المشتريات بشكل عام.
- في عالم الأعمال لا يمكن تجاهل دور أهمية أمر التوريد في عملية المشتريات فهو من الأمور الحاسمة التي تؤثر على سير العمل وتوفير المستلزمات اللازمة لإنجاز المشاريع بنجاح.
ما هو ميزان المراجعة وأهميته في الحسابات
ما هو الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء؟
من الضروري فهم الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء في عملية الشراء والتوريد ففي طلب الشراء يتم طلب المواد أو الخدمات فقط دون أن يتم إصدار عقد رسمي بين الطرفين في حين يتم إصدار أمر الشراء للتأكد من عملية التوريد والاستلام وتحديد شروط الدفع والتسليم بطريقة رسمية.
بالإضافة إلى ذلك، يحتوي أمر الشراء على تفاصيل محددة وصريحة حول المواد المطلوبة بما في ذلك العدد والجودة والسعر والشروط، بينما طلب الشراء يشتمل فقط على تفاصيل أساسية عن المواد المطلوبة ولا يحدد الشروط بشكل كامل.
لذلك، يعتبر أمر الشراء أداة أساسية لإدارة عمليات الشراء والتوريد بطريقة مهنية وفعالة لضمان تحقيق الأهداف المتعلقة بالكفاءة والجودة والتكلفة في إدارة المشتريات.
أمر التوريد : عنصر التوريد يلعب دوراً هاماً في تحسين إدارة المشتريات فمن خلال تخطيط التوريد واختيار الموردين والعقود الحكومية يمكن لإدارة المشتريات الحصول على خيارات أفضل وأسعار تنافسية أكثر.بالإضافة إلى ذلك، يساعد التوريد في تسهيل عملية الشراء عبر تحديد مصادر المواد بشكل أفضل وتحديد الوقت المناسب لطلبات الشراء وتدبيرها ونتيجة لذلك، يتم تحسين تحكم وإدارة المخزون لتحقيق توفير الوقت والجهد والتكلفة باختصار، يساهم عنصر التوريد في تعزيز كفاءة إدارة المشتريات وتحسين الأداء العام للمنظمات.
أمر التوريد وأهميته للمشتريات: فعند استخدام أمر التوريد، يتم تمكين المشتريات من تحديد المواد والخدمات التي يحتاجونها وتحديد الموردين الملائمين لتلبية هذه الاحتياجات كما يسمح أمر التوريد بتبسيط العملية من خلال تخفيض الأخطاء وتحسين عمليات الإتصال بين التاجر والمورد بالإضافة إلى ذلك، يساعد أمر التوريد في الحد من التكاليف الزائدة من خلال تخفيض التكاليف الإدارية والمرتبطة بالشراء، والتحكم في ميزانية المشتريات بشكل أفضل باستخدام أمر التوريد، يمكن التأكد من توفير المواد والخدمات المطلوبة في الوقت المناسب وبأسعار مناسبة للتاجر مما يساعد على تعزيز علاقات العملاء وزيادة الإنتاجية والربحية.
أشترك الان فى برنامج Matix ERP
للآدارة الحسابات والمبيعات
برنامج الشامل المحاسبي وأهميته للمشتريات مع سيسماتكس:
- أمر التوريد هو الخطوة الأساسية والمهمة جدا في دورة الشراء حيث يتم تسجيل الطلبات وتوضيح جميع البيانات المتعلقة بها ويعتبر المورد المسؤول عن تجهيز المنتجات وإرسالها للمشتري.
- ويحرص مورد سيسماتكس على توفير الخدمات الاستثنائية للتوريد فهو يقدم أفضل الحلول المتكاملة التي تمكن العميل من الحصول على المنتجات بكفاءة وسرعة.
- كما توفر سيسماتكس برنامج الشامل المحاسبي لإدارة المشتريات والموردين ومتابعة الفواتير والعروض، ويمكن للمشتري البحث عن المنتجات والخدمات في متجر إلكتروني، والشراء بكل سهولة وثقة.
- لذا فإن سيسماتكس هو شريك موثوق لإدارة دورة الشراء وتلبية احتياجات العملاء بكفاءة وجودة عالية.
- تسعى سيسماتكس دائمًا إلى الارتقاء بجودة خدماتها والتأكد من تطبيق أحدث المعايير والممارسات العالمية المتبعة في مجال إدارة سلسلة التوريد.
