إن الأخطاء المحاسبية واحدة من أبرز المشكلات التي قد تتعرض لها الشركات أثناء عملية تسجيل أو ترحيل القيود المحاسبية الخاصة بها. والتي قد تكون غير مقصودة، ولكن، وفقاً لنوعها، قد تكون تلك الأخطاء مؤثرة بشكل كبير فتسبب تشوهات في إجمالي البيانات المالية، أو أخطاء صغيرة يمكن معالجتها ولن تؤثر على الأرقام النهائية في البيانات المالية. لذا يجب أن تولي الشركات عناية خاصة بتلك الأخطاء وتتعرف على طرق اكتشافها وتصحيحها، وفي هذه المقالة سنعرض لك كل ما تريد معرفته حول الأخطاء المحاسبية. وكيف يمكن أن تساعدك أنظمة سيسماتكس في اكتشافها ومعالجتها، وذلك عبر تقنياتها الحديثة.
ما هي الأخطاء المحاسبية؟
هي المشكلات التي تحدث أثناء عملية تسجيل أو ترحيل القيود المحاسبية الخاصة بالشركة والتي يمكن أن تتسبب في تعطيل نشاط الشركة بالكامل.
خاصة وأنه هناك بعض أنواع الأخطاء المحاسبية التي قد تسبب تشوهات ضخمة في البيانات المالية الخاصة بالشركة، والتي على الأغلب تستغرق وقتاً طويلاً في اكتشافها ومعالجتها.
أنواع الأخطاء المحاسبية
تتوقف عملية اكتشاف وتصحيح الأخطاء المحاسبية على تحديد نوعها، فهناك بعض الأنواع التي يكون الخطأ الحادث بها ذو تأثير بسيط ويمكن معالجته سريعاً.
ولكن هناك أخطاء أخرى تكون تأثيراتها كارثية على الوضع المالي للشركة، ويمكننا تقسيم تلك الأخطاء إلى 4 أقسام أساسية لتسهيل معالجتها واكتشافها.
بحيث يتضمن كل قسم عدد من الأخطاء المحاسبية التي قد تحدث. وفيما يلي تلك الأقسام والخطأ المحاسبي الذي يندرج تحتها:
1. الخطأ المحاسبي وفقاً لوقت اكتشافه، والذي يندرج تحته نوعين من الأخطاء المحاسبية حيث:
- الخطأ المحاسبي المكتشف في نفس الفترة المحاسبية.
- الخطأ المحاسبي المكتشف في فترة لاحقة عن الفترة المحاسبية.
2. الخطأ المحاسبي وفقاً لموقع حدوثه، أي تلك الأخطاء التي يتم تسجيل المعاملات في دفتر آخر غير ذلك المخصص لها. ومنها:
- خطأ محاسبي في دفتر الأستاذ العام، والذي قد يحدث نتيجة السهو في التسجيل أو
- الترحيل.
- خطأ محاسبي في القوائم المالية، والتي قد تحدث نتيجة الغفلة في إظهار بنود معينة.
- الخطأ المحاسبي في دفتر اليومية، والذي قد يحدث نتيجة السهو أو التكرار في عملية التسجيل أو الترحيل.
- خطأ محاسبي في ميزان المراجعة، والذي قد يحدث نتيجة تكرار أو حذف أحد البنود أو حدوث مشكلات في الرصد مما يؤدي إلى عدم التوازن.
3. الخطأ المحاسبي وفقاً لنوعه، حيث أنه يوجد 3 أنواع للأخطاء التي قد تحدث محاسبياً وهي:
- خطأ السهو، والذي يحدث نتيجة إغفال المحاسب المختص تسجيل بعض المعاملات في الدفاتر.
- الخطأ الفني، والذي قد يحدث نتيجة عدم الإدراك الكافي للمحاسب المختص لسير العملية المحاسبية.
- خطأ الحذف أو التكرار، والذي قد يحدث نتيجة قيام المحاسب المختص بتكرار أو حذف أحد المعاملات أثناء التسجيل.
4. الخطأ المحاسبي وفقاً لتأثيره على ميزان المراجعة، والتي قد تكون مؤثرة أو غير مؤثرة، وتتضمن:
- أخطاء محاسبية مؤثرة: والتي تحدث في حالة ترحيل أحد القيود من الجانب الصحيح إلأى جانب آخر مختلف.
- أخطاء محاسبية غير مؤثرة: والتي تحدث في حالة حدوث تكرار لبند معين، فسيتم إضافته بالخطأ ثم خصمه مرة أخرى بالخطأ فلن يحدث تأثيراً.
اكتشاف الأخطاء المحاسبية وكيفية تصحيحها
تتوقف عملية اكتشاف الأخطاء المحاسبية وكيفية تصحيحها على أمر أساسي وهو الفترة التي تم اكتشاف تلك الأخطاء فيها.
وفيما يلي سنعرض لك كيف تكتشف الخطأ المحاسبي، ثم ننتقل لتوضيح آلية التصحيح السليمة التي يمكن إتباعها وفقاً للفترة التي تم اكتشاف الأخطاء فيها. حيث:
1. كيفية اكتشاف الخطأ المحاسبي
هناك بعض الأمور التي يمكن أن تساعدك في اكتشاف الخطأ المحاسبي بشكل دوري وسريع، وبالتالي تتمكن من معالجته سريعاً والتخلص من الأثر السلبي له. حيث:
- إجراء المراجعة الدورية والدقيقة للدفاتر المحاسبية.
- ملاحظة ميزان المراجعة والتحقق من عدم وجود أي خلل به.
- مراقبة إجمالي المبالغ الدائنة والمدينة في دفتر اليومية.
- ملاحظة كشوفات الوارد من البنك والرصيد الفعلي والتحقق من أنه لا يوجد تفاوت بينهم.
2. كيفية تصحيح الخطأ المحاسبي
بالنسبة للأخطاء المحاسبية المكتشفة في نفس الفترة المالية فيمكن تصحيحها من خلال أحد الطريقتين التاليتين. حيث:
- الطريقة المطولة، من خلال إلغاء القيد الخاطئ ثم إثبات القيد الصحيح.
- الطريقة المختصرة، وذلك من خلال إلغاء القيد الخاطئ ثم تسجيل القيد الجديد في نفس الوقت.
مثال
في تاريخ 20-4 تم تسجيل قيمة الرواتب المسددة بمبلغ 25000 وظهرت في القيد كما يلي:
| 25000 25000 | من حساب الخزينة إلى حساب الرواتب | 4-20 |
لو لاحظت أن الخطأ هنا هو تسجيل من حساب الخزينة إلى حساب الرواتب.
التصحيح:
- بالطريقة المطولة:
سيتم التصحيح هنا عن طريق خطوتين وهما:
- إلغاء القيد الخاطئ:
| 25000 25000 | من حساب الرواتب إلى حساب الخزينة | 4-20 |
وهنا يكون قد تم إلغاء العملية الخاطئة لتأتي الخطوة التالية للتصحيح وهي:
2. إثبات القيد الصحيح:
| 25000 25000 | من حساب الرواتب إلى حساب الخزينة | 4-20 |
هكذا تم تسجيل القيد بشكل صحيح،.
- بالطريقة المختصرة:
وهنا يكون التصحيح عن طريق
| 50000 50000 | من حساب الرواتب إلى حساب الخزينة | 4-20 |
وهنا يشمل القيد إلغاء القيد الخاطئ وتسجيل القيد الجديد في نفس الوقت بصورة صحيحة.
أما بالنسبة إلى الأخطاء التي تم اكتشافها في فترة مالية لاحقة، أي ليس في نفس الفترة المالية فتتوقف عملية التصحيح حسب نوع الحساب كالآتي:
- الخطأ المحاسبي في الحسابات الاسمية أو حسابات البضاعة فيجب تصحيح الأخطاء في تلك الحسابين بسبب تأثير الخطأ على حسابات صاحب رأس المال والشركاء.
- الخطأ المحاسبي في أي من الحسابات الشخصية بقائمة المركز المالي فيتم تصحيح الأخطاء في تلك الحسابات.
تأثير الأخطاء المحاسبية على ميزان المراجعة
يؤثر الخطأ المحاسبي بالطبع على توازن ميزان المراجعة الخاص بالشركة، والتي من شأنها أن تجعل حساب المدين غير متطابق مع حساب الدائن.
وبالتالي عدم توازن ميزان المراجعة ومن ثَم القوائم المالية للشركة، لذا فإن عملية اكتشاف الخطأ المحاسبي ومعالجته في أسرع وقت ممكن أمر ضروري للغاية لمنع إفساد الوضع المالي للشركة وتعطيل نشاطها.
إرشادات هامة لتفادي الأخطاء المحاسبية
هناك بعض الممارسات الأساسية التي يمكن أن تساعدك في تفادي الأخطاء المحاسبية تماماً أو على الأقل اكتشافها ومعالجتها سريعاً.
خاصة وأنه كلما نجحت في اكتشاف ومعالجة تلك الأخطاء بشكل سريع، كلما قلت العواقب الوخيمة المترتبة عليها. وفيما يلي أبرز الإرشادات التي قد تساعدك في تفادي تلك الأخطاء:
- اعتمد على البرامج المحاسبية الحديثة في العمل.
- وفر نسخ احتياطية من البيانات المحاسبية الخاصة بشركتك.
- راقب الميزانية المحددة لشركتك لتحديد حجم الإيرادات والنفقات المتوقعة بشكل أقرب للدقة.
- ضع سياسات إدخال البيانات ومعالجتها بشكل واضح مما يسهل من مراجعة واكتشاف الأخطاء سريعاً.
كيف تساعدك سيسماتكس في اكتشاف ومعالجة الأخطاء الحسابية
إن شركة سيسماتكس واحدة من أفضل الشركات المتخصصة في توفير الحلول المحاسبية الذكية، والتي تقدم مجموعة من أفضل البرامج والأدوات الحديثة لتوفير نظام محاسبي قوي للشركات.
والتي يمكن أن تساعدك في تفادي حدوث الخطأ المحاسبي في أي من الحسابات الخاصة بشركتك، وذلك بخبرة في مجال برامج الأعمال لمدة تزيد عن 20 عاماً.
حيث نجحت سيسماتكس في خدمة أكثر من 2800 عميلاً حول العالم وتزويدهم بأفضل الحلول البرمجية المحاسبية والتي ساعدتهم على الازدهار بشكل أكبر.
وأكثر ما يميز شركة سيسماتكس أن لديها فريق متخصص ومعتمد من المطورين والمصممين والفنيين المتخصصين في تقديم خدمات ممتازة لجميع أحجام وأنواع الأعمال في الوطن العربي.
كما أن الشركة تعمل بشكل مستمر على تطوير أنظمة قوية لتخطيط موارد المؤسسات ونقاط البيع، لفهم أهداف الشركات واحتياجاتها لتخصيص الحلول البرمجية المناسبة لهم.
