الدورة المستندية تعتبر ضمن مجموعة دورات تتعلق بالمحاسبة المالية، وهي المرحلة الأولى في تطبيق العمليات المحاسبية إنها تمثل العنصر الرئيسي الذي يتم تشغيل المستند فيه فهي خريطة لتدفق العمليات التي تحدث من خلالها يتم جمع البيانات وتسجيلها يوميًا لذلك فهي ذات أهمية كبيرة للمحاسب والمراجع داخل المؤسسات، فهي الدليل المادي الذي تقوم عليه الرقابة، حيث أنها توثق وتعمل على توضيح كافة تفاصيل العمليات بطريقة خالية من الأخطاء.
دورة المحاسبة هي تسلسل الأحداث التي تحدث في عملية إعداد التقارير المالية والإفصاح للمؤسسة يبدأ بإعداد البيانات المالية، والتي تظهر المركز المالي للمؤسسة في نقطة زمنية محددة ثم تتم مراجعة هذه البيانات من قبل مجلس الإدارة العليا الأخرى للتأكد من دقتها واكتمالها بمجرد الموافقة على البيانات المالية، يتم توزيعها على المساهمين لمراجعتها بعد أن أتيحت الفرصة للمساهمين للاطلاع على المستندات، تعد الإدارة التقارير السنوية وغيرها من الإيداعات مع وكالات الأوراق المالية الحكومية تنتهي دورة المحاسبة عندما يتم تقديم جميع الإيداعات المعلقة.
المحاسبة المالية هي نظام يساعد الشركات على اتخاذ قرارات ذكية ومدروسة بشأن مواردها المالية يجب على كل شركة أن تتعقب بعض الأشياء الأساسية: مقدار الأموال التي يمتلكونها، والمبلغ المستحق لهم، ومن أين أتت أموالهم في الماضي ستعلمك هذه الدورة كيفية القيام بكل ذلك بالإضافة إلى تعلم أساسيات المحاسبة، ستتعلم أيضًا كيفية استخدام البيانات المالية وغيرها من المستندات المالية المهمة بنهاية هذه الدورة، ستكون قادرًا على التعامل مع شؤونك المالية بثقة.
أهداف الدورة المستندية
الحقيقة أن هناك العديد من الأهداف التي تسعى إليها الدورة المستندية، ومن ضمن هذه الأهداف :
- تحديد مجموعة من المهام التي يتعين على الإدارة القيام بها.
- علاوة على ذلك، فهو يساعد في تجميع التقارير والبيانات للإدارة بينما يساعدهم أيضًا في اتخاذ قرارات مستنيرة من شأنها التأثير بشكل إيجابي على نمو الشركة.
- بالإضافة إلى ذلك، تساعد في السيطرة على الأمور المالية والإدارية للشركة.
- كما أنه يربط الأقسام التي تشترك في المهام المشتركة ويضمن عمل هذه الأقسام بكفاءة.
أشترك الان فى برنامج Matix ERP
للآدارة الحسابات والمبيعات
تنقسم الدورة المستندية إلى:
- المقبوضات النقدية: النقد المضاف الذي يتم تحصيله من أنشطة التشغيل والاستثمار والتمويل.
- المشتريات النقدية: وهي مشتريات الشركة التي يتم دفع ثمنها نقدًا في تاريخ الشراء.
- المصروفات النقدية: وتشمل كل ما أنفق لمعرفة رأس المال وتحديد الأرباح والخسائر.
- المبيعات المؤجلة: هي المبيعات التي لم يتم دفعها على الفور ولكن تمت جدولتها.
- المشتريات المؤجلة: وهي مشتريات الشركة التي تدفع قيمتها في تاريخ مؤجل.
- المستودعات: وتشمل إدارة ومراقبة حركة المخزون.
- القيود المحاسبية: وهي القيود اليومية كقيد المرتبات، وقيد الهالك السنوي، وقيود الحسابات الختامية.
تبدأ مراحل الدورة المستندية بطلب الشراء من مسؤول المستودع، الذي يحدد بعد ذلك ما إذا كانت المنتجات متوفرة أم لا، وكذلك العناصر والكميات اللازمة للشراء ويتبع ذلك طلب شراء، والذي بدوره يستدعي تقديم مجموعة من عروض الأسعار بحيث يمكن تحديد أفضلها وإتمام عملية الشراء تتبع مرحلة تحديد أفضل عرض سعر من خلال إنشاء إذن استلام للبضائع من متاجر المورد، ثم إنشاء فاتورة شراء، ثم إنشاء إذن لإضافة البضاعة إلى متاجر الشركة بعد شحنها من متاجر المورد وأخيراً عملية صرف هذه البضائع من مخازن الشركة إلى فروعها ومواقعها ونقاط بيعها.
يمكن تلخيص المراحل على النحو التالي:
- استلام طلب الشراء من مسؤول المستودع
- ارسال طلبات عروض أسعار الموردين
- تلقي عروض الأسعار من الموردين ومقارنتها
- إصدار أمر الشراء للمورد.
- إذن الاستلام
- الفاتورة
- إذن الإضافة.
مراجعة الدورة المستندية من أهم المهام المرتبطة بكونك محاسبًا يتم إجراء هذه المراجعة الشاملة للتأكد من صحة المخرجات ودقة البيانات. لاحظ أنه من أجل مراجعة الدورة المستندية للنشاط، يحتاج المحاسب إلى فهم جيد لطبيعة هذا النشاط. تغطي المراجعة جميع جوانب الدورة المستندية بالتفصيل، بدءًا من مراحلها الأولى والتي تتضمن تحديد ما هو مطلوب بناءً على المخزون، وكذلك أوامر الشراء وعروض الأسعار واختيار أفضل عروض الأسعار المتاحة. بالإضافة إلى ذلك، يجب مراجعة فواتير كل مستند وكميات وبيانات على حدة.
اهم انواع الدورة المستندية : هناك ثلاثة أنواع رئيسية من العمليات التخزين والبيع والشراء هذه العمليات الثلاث هي أساس الدورة الوثائقية بالإضافة إلى الأنواع الفرعية المخصصة لأنشطة محددة، مثل دورة المستندات للمطاعم وغيرها.
- الدورة المستندية للمخازن.
- الدورة المستندية للمشتريات
- الدورة المستندية للمبيعات.
الدورة المستندية للمخازن: الخطوات والإجراءات التي تهدف إلى التأكد من أن جميع البيانات المتعلقة بتداول البضائع في المستودعات تتم بشكل صحيح، من خلال مجموعة من الأوراق والمستندات التي تسجل عمليات البيع والشراء، ومنها: أمر الشراء، والفحص. وسجل الاستلام، وأذون الصرف والاستلام بالإضافة إلى عملية الجرد التي هي نتيجة مباشرة لمراقبة جودة المخازن ليس فقط البضائع المتداولة داخليا، ولكن مسؤولية التحقق من مستندات البضائع المستوردة والمصدرة تقع على الدورة المستندية للمخازن، وكذلك الإجراءات التي تتم خلال الفترة المحاسبية المحددة. نظرا لأهمية هذا الدور يجب تسجيل عمليات المتعلقة بالمخازن بانتظام، على أساس يومي إذا لزم الأمر.
الدورة المستندية للمبيعات: إلى المستندات المتضمنة في عملية البيع، بما في ذلك عروض الأسعار المقدمة للعملاء ومناقشات حول احتياجاتهم ومتطلباتهم لمنتج الشركة للمصادقة، يحتفظ كل عميل والشركة بنسخة من المستند .
المحاسب مسؤول عن تحرير وإعداد المستندات المتعلقة بدورة المبيعات، بما في ذلك أمر التوريد، وفاتورة المبيعات، وإذن تبادل البضائع، وتصريح استلام النقد، وبطاقات الأصناف التي تحدد تفاصيل البضائع المباعة وكميتها و السعر الإجمالي.
الدورة المستندية للمشتريات : هي أداة تقوم بجرد وتوثيق جميع المشتريات التي تقوم بها الشركة تبدأ هذه العملية بعد الدورة المستندية للمخازن، والتي تقرر بعد ذلك ما إذا كانت الشركة بحاجة لشراء أي شيء تقع على عاتق المحاسب مسؤولية التأكد من أن جميع المستندات المتعلقة بدورة الشراء آمنة، بما في ذلك عرض السعر وأمر الشراء وفاتورة الشراء وتفويض الصرف النقدي.
تنقسم المشتريات إلى نوعين: المشتريات النمطية والمشتريات غير النمطية. المشتريات النمطية هي تلك التي يتم طلبها بشكل شائع.
المشتريات النمطية : هي العناصر التي يتم شراؤها بانتظام، على النحو الذي يحدده أمين المستودع عن طريق تتبع الكميات وإعداد التقارير عندما تكون هذه العناصر على وشك النفاد، سيتم إكمالها بناءً على الشراء.
المشتريات غير النمطية هي العناصر التي يبدو أنها بحاجة إلى الشراء دون تخطيط مسبق في هذه الحالة تبدأ دورة مستندية جديدة فورًا لسد نواقص الشركة، وتضاف قيمة المشتريات إلى المصاريف الأخرى.
أشترك الان فى برنامج Matix ERP
للآدارة الحسابات والمبيعات
برنامج الدورة المستندية من خلال سيسماتكس
- نقدم لكم افضل برامج تساعد الشركات على تتبع مستويات مخزونها في الوقت الفعلي عبر جميع مواقع المستودعات.
- وهذا يسمح لهم بتعديل الطلبات بسرعة والتأكد من أن لديهم مخزونًا كافيًا لتلبية طلب العملاء دون إنشاء مخزون زائد أو عناصر زائدة قد تتسبب في خسائر مالية.
- توفر تقارير المنتج الدقيقة من نظام المخزون الشامل قيمًا دقيقة لتكلفة المخزون، والتي تعد ضرورية لإعداد التقارير المالية.
- هذه البيانات مفيدة أيضًا في اتخاذ القرارات بشأن طلب أكثر أو أقل من منتجات معينة بناءً على أداء مبيعاتها.
- بالإضافة إلى ذلك، فإن أنظمة مراقبة المخزون هي حلول تقنية تدمج جميع جوانب مهام جرد المؤسسة مثل الشحن والاستلام والمرتجعات.
- تم تصميمه على يد خبراء يتمتعون بخبرة واسعة بتصميم برامج المحاسبة و برامج نقاط البيع و برامج إدارة المطاعم لتحقيق كل احتياجاتك و زيادة لإدارة افضل و اسهل و اكثر نجاحا و ربحية.
- نظام سيسماتكس متكامل و يدعم جميع أنواع البرامج نقدم لكم افضل الاسعار التي لا تقبل المنافسة ويسعى الجميع للحصول عليها
